Karta ewidencji czasu pracy stosowana jest do rozliczania czasu, w którym pracownik wykonywał obowiązki służbowe w ramach umowy o pracę. Stanowi ona podstawę do właściwego ustalenia wynagrodzenia pracownika, a także udzielenia innych świadczeń. W związku z tym ewidencja czasu pracy musi być prowadzona prawidłowo.
Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. W przepisach tych zostały wymienione wszystkie informacje, które powinny znaleźć się we właściwie prowadzonej ewidencji czasu pracy. Co ważne – nie wskazano wzoru karty ewidencyjnej. Oznacza to, że pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w dowolny sposób, uwzględniając wytyczne wskazane w przepisach prawa.
Jakie informacje zawiera ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać:
-
liczbę godzin przepracowanych w danym dniu – wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy;
-
liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej;
-
liczbę godzin nadliczbowych;
-
liczbę dni wolnych od pracy, z oznaczeniem powodu ich udzielenia;
-
liczbę godzin pełnionego dyżuru - wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejscem jego pełnienia;
-
rodzaj i wymiar zwolnień od pracy;
-
rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;
-
informację o nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy;
-
informację o czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Do ewidencji czasu pracy należy załączyć też wnioski pracownika (np. dotyczące zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych czy stosowania skróconego tygodnia pracy), dokumenty związane z wykonywaniem pracy np. w godzinach nadliczbowych, zgody np. na wyjazd służbowy pracownicy w ciąży.
Jakie oznaczenia stosować w ewidencji czasu pracy?
W związku w tym, że nie ma jednego poprawnego wzoru karty ewidencji czasu pracy – każdy pracodawca może stosować własne oznaczenia. Zaleca się, by symbole stosowane w kartach były jednolite dla wszystkich pracowników. Oznaczenia muszą być zrozumiałe dla osób zatrudnionych, ale też np. dla organów kontroli.
Dla przykładu - oznaczenia stosowane w ewidencji czasu pracy samoobsługowej platformy pracowniczej onPoint to:
-
O – obecność / P – presence;
-
OPD – opieka nad dzieckiem / CC – child care
-
ODWL – odbiór dnia wolnego / DL – day in lieu;
-
UH – urlop wypoczynkowy / HL – holiday leave;
-
M – urlop macierzyński / maternity leave;
-
OL – urlop okolicznościowy / occasional leave;
-
PD – praca z domu / WFH – work from home;
-
ONAD – odbiór za nadgodziny / TOIL – time in lieu;
-
UB – urlop bezpłatny / UL – unpaid leave;
-
SL – choroba / sick leave
W ewidencji czasu pracy oznacza się dni nieobecności. Zatem przy dniach wolnych np. udzielonych osobie zatrudnionej za pracę w niedzielę lub z powodu przekroczenia przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy zamieszcza się odpowiednie oznaczenia, określające powód udzielenia dnia wolnego.
W jaki sposób prowadzić ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w taki sposób, aby gromadzić poszczególne godziny:
-
przepracowane ogółem;
-
nadliczbowe z dodatkiem 50% oraz 100%;
-
przepracowane w niedziele i święta;
-
przepracowane w porze nocnej;
-
przepracowane w dodatkowe dni wolne od pracy;
-
wypracowane w czasie dyżurów;
-
pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych niezbędnych do przyuczenia do zawodu.
Ewidencja czasu pracy może też zawierać dodatkowe informacje wpisywane przez pracodawcę – np. dotyczące ewentualnych spóźnień pracownika do pracy czy czasu wykonywania obowiązków służbowych w warunkach szczególnych.
Przy prowadzeniu elektronicznej ewidencji czasu pracy podsumowanie poszczególnych danych (np. liczba godzin nadliczbowych z dodatkiem 100%) jest znacznie łatwiejsze. Korzystając np. z systemu onPoint oprócz podliczenia wszystkich danych, istnieje też możliwość generowania raportów, które w szybki sposób pokazują np. godziny wypracowane w czasie dyżurów.
Kto prowadzi ewidencję czasu pracy?
Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników. Może on jednak wyznaczać osoby odpowiedzialne za to zadanie – np. managerów działów czy pracowników działu HR. Warto mieć na uwadze, że ewidencjonowaniem czasu pracy osób zatrudnionych w danej firmie powinna zajmować się osoba, która posiada informacje o liczbie godzin, dniach wolnych, zwolnieniach chorobowych itp. pracowników konkretnej jednostki.
